Če vaše podjetje v Sloveniji posluje z javnim sektorjem (posredni in neposredni proračunski uporabniki), mu boste morali po 1. januarju 2015 izstaviti e-račun na predpisan način. E-račune nekatera podjetja že uporabljajo, zahteve zakonodaje bodo krog uporabnikov še povečale. Med njimi so ministrstva, občine, sodišča, vladni uradi, šole, vrtci, zdravstveni domovi, bolnišnice, kulturni zavodi, krajevne skupnosti, razne agencije in drugi. E-računa v Sloveniji ne boste mogli poslati proračunskemu uporabniku neposredno, temveč prek bank, vključenih v medbančno izmenjavo e-računov, in ponudnikov procesne obdelave podatkov, s katerimi ima uprava za javna plačila (UJP) sklenjene pogodbe o izmenjavi e-računov, ali spletnega portala UJP.
Nekatere evropske države že leta poslujejo z e-računi, med vodilnimi je Finska. Kaj se lahko naučimo iz njihovih izkušenj?
 |
Začeli pred dobrim desetletjem
Kot je pojasnila Pirjo Ilola, vodja razvoja pri finski Zvezi za finančne storitve (prihodnjo sredo bo o razlogih za uvedbo elektronskega izdajanja računov na Finskem govorila tudi na konferenci Poslovne akademije Finance), so na Finskem najprej začeli s tako imenovanim B2B-vmesnikom za e-račune, in sicer leta 2003, tako imenovani B2C-vmesnik pa so začeli uvajati leta 2007. B2B-vmesnik je namenjen podjetjem, javnemu sektorju, B2C pa končnim porabnikom. Da bi olajšali uvedbo elektronskega izdajanja računov, je bančno združenje pripravilo tako imenovani standard »Finvoice«, predvsem zaradi podjetij, ki so pri bankah povpraševala po enotnem standardu. Tako so začeli z enostavnim standardom, ki so ga iz leta v leto izpopolnjevali. Vmesnika B2B in B2C uporabljata enak standard e-računov. Edina razlika je v mehanizmu, ki določa naslovnika e-računa. Javni sektor uporablja za elektronsko izdajanje računov enak standard in zanj veljajo enake zahteve kot za podjetja, pravi Pirja Ilolo.
Finski model
»Finski model e-računov temelji na štirih vrstah bančnih sporazumov. Naša zveza vzdržuje tako imenovani sporazum o posredovanju elektronskih računov, ki je kroven. Banke so med seboj sklenile dvostranske sporazume, kjer so določene na primer odgovornosti. Poleg tega obstajajo sporazumi bank z operaterji (posredniki) e-računov in sporazumi med bankami in strankami kot posebni sporazumi, kjer ima vsaka stranka dogovor s svojo banko. Banka vedno pripozna izvirnost e-računa na strani pošiljatelja in prejemnika. Stranka pa lahko pooblasti računovodsko podjetje ali operaterja e-računov za pošiljanje in sprejemanje e-računov v imenu stranke,« pojasnjuje sogovornica. Na Finskem obstajata za elektronsko izdajanje računov dve omrežji, bančno in omrežje operaterjev e-računov. »Med bankami in temi operaterji je vzpostavljeno zelo dobro sodelovanje, ki omogoča interoperabilnost e-računov med omrežji,« poudarja Pirjo Ilola. Treba je vedeti, da operaterji e-računov niso mobilni ali internetni operaterji, so tako imenovani ponudniki elektronskih poti.
Tradicionalno elektronsko poslovanje z računi na Finskem je temeljilo na tem, da je vsako podjetje imelo in vzdrževalo elektronske povezave z vsakim podjetjem, s katerim je poslovalo, kar pomeni, da je imelo vsako podjetje na stotine elektronskih povezav s svojimi kupci in dobavitelji. Finski model poslovanja z e-računi pa je uvedel pristop, po katerem vsako podjetje posluje prek enega posrednika, ki omogoča pošiljanje in prejemanje e-računov ne glede na njihov izvor ali cilj pošiljanja.
 |
|
Poslovanje z e-računi je zeleno, učinkovito in omogoča večjo osredotočenost na druge aktivnosti v podjetju. Pirjo Ilola, vodja razvoja pri finski Zvezi za finančne storitve
|
Kdo uporablja e-račune
»Na Finskem uporabljajo e-račune vsi, torej podjetja, fizične osebe, javni sektor, finančni sektor,« je odgovor Pirje Ilola, ki dodaja, »da javni sektor in velika podjetja pravzaprav zahtevajo elektronske račune, in ne papirnih ali v formatu pdf.«
»Za e-račun imamo standard in vloga bank je pomembna pri ponudbi rešitev poslovanja z e-računi malim in srednjim podjetjem ter porabnikom,« pojasnjuje sogovornica. Na Finskem so državne finančne transakcije nadomestili z e-računi in banke imajo pri tem veliko vlogo.
Odpor porabnikov do e-računov
Kot kažejo podatki iz različnih študij, je sistem B2B za e-račune na Finskem zelo napredoval, prednosti so očitne, rast obsega elektronskega izdajanja računov med podjetji je velika, medtem ko e-računi pri B2C nekoliko zaostajajo. Po besedah sogovornice »62 odstotkov fizičnih oseb, ki uporabljajo elektronsko bančništvo, prejema e-račune. Gre za neposredna plačila, ki temeljijo na »Finvoice« standardu, plačilih SEPA (gre za poenostavljen sistem plačil v bankah med državami, ki imajo evro) in računih, ki so samodejno plačani na datum plačila s posameznikovega računa. Starejše fizične osebe pa zelo uporabljajo sistem neposrednih plačil.«
Raziskave med fizičnimi osebami kažejo, da morajo banke za to, da porabnika prepričajo, naj uporablja e-račun, vložiti zelo veliko truda. Fizične osebe to sprejmejo, ko postane obvezno oziroma ko nimajo druge izbire ali ko bistveno prihranijo v primerjavi s papirnimi računi. Kot pravi Ilolova, porabniki zelo počasi sprejemajo tovrstno poslovanje tudi zato, ker so zelo navajeni na rešitve v e-bančništvu.
Kakšni so prihranki
Na Finskem je eden izmed glavnih razlogov za poslovanje z e-računi varstvo okolja. Kot pravi Pirjo Ilola, je takšno poslovanje zeleno, učinkovito in omogoča večjo osredotočenost na druge aktivnosti v podjetju. Neposredni prihranek je denimo pri papirju, pisemskih ovojnicah, poštnih znamkah, odpade fizična distribucija računov. Še večji prihranek pa je pri času, ker se z e-računi ni treba toliko ukvarjati kot s papirnimi, kar omogoča, da se zaposleni bolj posvečajo drugim aktivnostim. Dodajmo še, da je e-račun v povprečju štirikrat bolj prijazen do okolja kot papirnat, zmanjšajo se tudi izpusti ogljikovega dioksida. Zato mala in srednja podjetja, ki želijo zniževati stroške s prehodom s papirnatih računov v račune v obliki pdf, ne privarčujejo toliko kot z e-računi.
Po besedah finske sogovornice je prihodnost e-računov v nadaljnji uporabi njihovih podatkov in informacij, na primer za pripravo raznih davčnih obrazcev in poročil ter za knjiženje in računovodenje.
V EU 20-odstotna rast uporabe e-računov
V EU se v prihodnjih letih pričakuje velika rast uporabe e-računov, po podatkih nekaterih raziskav kar za 20 odstotkov na leto. To naj bi bil rezultat tako imenovane »digitalne agende EU«, ki postavlja za cilj, da bi do leta 2020 fizične in pravne osebe v EU pridobile čim več koristi od digitalnega poslovanja. Poleg tega je razlog zanje tudi vse večja uporaba e-naročil v javnem sektorju po državah EU, ki zahteva uporabo e-računov.
|
Veliki premiki v financah in denarnem toku podjetja
Po proučitvi vseh značilnosti tovrstnega poslovanja in izkušnjah drugih držav bo poslovanje podjetij z e-računi imelo velik vpliv predvsem na finance, pa tudi na računovodstvo podjetja. To pomeni, da e-računi niso samo zamenjava za papirno poslovanje, avtomatizacija računov vpliva na postopek in učinkovitost spremljanja denarnega toka v podjetju, na upravljanje terjatev do kupcev, finančno načrtovanje, omogoča večji pregled nad stroški podjetja in nad vedenjem kupcev z vidika plačil. Preglednejše in učinkovitejše je spremljanje likvidnosti, plačilne sposobnosti in obratnega kapitala nasploh. To omogočajo pregledni in časovno hitro dostopni podatki podjetja iz e-računov. |
Dobro
